nova Handbuch

Überblick

Dieses Kapitel erklärt, wie nova in den Anwesenheitslisten und in der Abrechnung den abrechenbaren Monatsstatus ermittelt. Gemeint ist der Status mit den bekannten Ampelfarben:

• voll – grüner Haken
• halb – gelber Haken
• null – rotes X

Die Regeln helfen dabei, Monatslisten richtig zu lesen und Auffälligkeiten fachlich einzuordnen.

Wo sehe ich den Abrechnungsstatus?

Der Status taucht überall dort auf, wo die Anwendung Anwesenheiten für einen Monat fachlich bewertet, zum Beispiel:

• in den einrichtungsweiten Anwesenheitslisten
• in der Geschäftsführungs-Ansicht über alle Einrichtungen
• bei automatisch erzeugten Abrechnungen

Wichtig: Der Status wird aus den Einträgen des aktuellen Monats berechnet. Frühere Monate werden nicht als Fehlzeit in den neuen Monat übernommen.

Welche Anwesenheitsarten gibt es?

Für die Abrechnungslogik sind vor allem diese Kürzel wichtig:

• A – anwesend
• F – fehlend
• K – krank
• C – Klinik

Für die Berechnung gilt:

• A zählt als Anwesenheit.
• F zählt als Fehlzeit.
• K wird für die Abrechnungslogik wie F behandelt.
• C kann als Anwesenheit zählen, wenn die Klinikregel greift.

Wann zählt Klinik als Anwesenheit?

Klinikzeiten werden nicht pauschal als Fehlzeit gewertet. In nova gilt:

• Jeder Klinik-Tag (C) zählt zunächst als Anwesenheit.
• Gleichzeitig gibt es eine Jahresgrenze von bis zu 6 abrechenbaren Klinikwochen.

Eine Klinikwoche ist in diesem Zusammenhang nur dann eine volle Klinik-Woche, wenn:

1. sie von Montag bis Freitag reicht und
2. an allen fünf Werktagen ein C eingetragen ist.

Erst solche vollen Klinikwochen werden auf die Jahresgrenze angerechnet.

Was passiert nach der 6. Klinikwoche?

Sobald die 6 abrechenbaren Klinikwochen im Kalenderjahr ausgeschöpft sind, kippt nova nicht automatisch den ganzen Monat auf Fehlzeit. Stattdessen gilt:

• Klinikzeiten, die noch innerhalb der ersten 6 vollen Klinikwochen liegen, zählen weiter als Anwesenheit.
• Nur Klinikzeiten aus darüber hinausgehenden vollen Klinikwochen zählen für die Abrechnung nicht mehr als Anwesenheit.

Damit bleibt die Bewertung monatsgenau und kippt nicht pauschal.

Wann ist ein Monat „halb" abrechenbar?

Für die Tagesstätte ist ein Monat halb abrechenbar, wenn im aktuellen Monat zwei aufeinanderfolgende volle Wochen ohne Anwesenheit vorliegen.

Dabei gilt:

• Eine Woche zählt nur dann, wenn sie eine volle Montag-bis-Freitag-Woche innerhalb des aktuellen Monats ist.
• Teilwochen am Monatsanfang oder Monatsende zählen nicht mit.
• „Ohne Anwesenheit" heißt: In dieser Woche gibt es weder A noch abrechenbare C-Einträge.

Beispiel

Wenn ein Monat an einem Donnerstag beginnt, dann ist die erste angebrochene Woche keine volle Woche im Monat. Fehlzeiten an diesen ersten Tagen können deshalb nicht zusammen mit der folgenden vollen Woche schon die Regel „zwei Wochen ohne Anwesenheit" auslösen.

Wann ist ein Monat „null" abrechenbar?

Ein Monat ist null abrechenbar, wenn nach Anwendung aller Regeln überhaupt keine abrechenbare Anwesenheit mehr vorhanden ist. Das bedeutet konkret:

• kein A
• kein abrechenbares C

Ein Monat mit nur F und K ist daher null. Ein Monat ohne A, aber mit noch abrechenbaren Klinikzeiten, ist nicht automatisch null.

Wann bleibt ein Monat „voll" abrechenbar?

Ein Monat bleibt voll, wenn keine der Abwertungsregeln greift. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn:

• reguläre Anwesenheiten vorhanden sind
• Klinikzeiten noch als abrechenbare Anwesenheit zählen
• zwar Fehlzeiten vorhanden sind, aber keine zwei aufeinanderfolgenden vollen Wochen ohne Anwesenheit im aktuellen Monat bestehen

Praktische Hinweise für die Arbeit in nova

• Prüfen Sie bei auffälligen Monatsstatus zuerst die Wochenstruktur innerhalb des Monats, nicht nur die Anzahl der F-Tage.
• Achten Sie bei Klinikzeiten darauf, ob es sich um volle Klinikwochen handelt.
• Wenn ein Status unerwartet auf halb springt, prüfen Sie besonders:
  • ob wirklich zwei volle Wochen im Monat betroffen sind
  • ob in diesen Wochen irgendwo A oder noch abrechenbare C vorkommen
  • ob Teilwochen am Monatsrand irrtümlich mitgedacht wurden

So lassen sich die meisten Unklarheiten direkt aus der Monatsansicht heraus erklären.