nova Handbuch

Was sind Protokolle?

Protokolle in nova ermöglichen es, Besprechungsprotokolle strukturiert zu erfassen, zu verwalten und als PDF zu exportieren. Sie können für einrichtungsinterne Treffen, einrichtungsübergreifende Sitzungen oder andere Arten von Besprechungen genutzt werden.

Protokoll anlegen

Klicken Sie in der Protokollübersicht auf „Erstellen". Folgende Felder stehen zur Verfügung:

• Sitzungsdatum – Datum der Besprechung
• Protokollgruppe – Kategorie/Art des Protokolls (z. B. Teambesprechung, Fallbesprechung)
• Titel – Bezeichnung des Protokolls
• Inhalt – der eigentliche Protokolltext (Richtext-Editor mit Formatierung)
• Anwesende MitarbeiterInnen – welche Mitarbeitenden anwesend waren
• Anwesende TeilnehmerInnen – welche Teilnehmenden anwesend waren (optional)
• Anhänge – Dateien, die dem Protokoll beigefügt werden
• Fälligkeitsdatum – wenn Aufgaben aus dem Protokoll fällig werden

Einrichtungsübergreifende Protokolle

Protokolle können einrichtungsübergreifend erstellt werden. In diesem Fall können Mitarbeitende und Teilnehmende aus allen Einrichtungen als anwesend eingetragen werden – nicht nur aus der aktuell gewählten Einrichtung. Achten Sie darauf, die Protokollgruppe entsprechend einzurichten.

Protokoll als PDF exportieren

In der Protokollübersicht finden Sie in jeder Zeile den Button „Als PDF herunterladen". Das erzeugte PDF enthält:

• Titel, Datum, Protokollgruppe und Einrichtung
• Liste der anwesenden MitarbeiterInnen und TeilnehmerInnen
• Den vollständigen Protokollinhalt formatiert
• Angehängte Dateien (wenn vorhanden)

Protokollübersicht

Die Tabelle zeigt alle Protokolle mit folgenden Spalten:

• Protokollgruppe
• Sitzungsdatum
• Titel
• Einrichtung
• ErstellerIn – wer das Protokoll angelegt hat

Mit dem Filter können Sie Protokolle nach Protokollgruppe, Zeitraum oder Einrichtung eingrenzen.